Oficina para dos: Cómo optimizar espacios de trabajo compartidos
Necesidades y estilos de trabajo diferentes pueden dificultar su diseño para que cubra los requerimientos de ambos, descubre cómo abordarlo.
Muchos nuevos negocios nacen en pequeñas oficinas compartidas en casa o en pequeños locales. Jóvenes emprendedores o mamás profesionales que buscan más flexibilidad laboral cambian los ambientes de trabajo corporativos por oficinas compartidas con un socio. Muchas parejas también comparten espacios de trabajo cuando ambos trabajan desde casa. Pero cada cual puede tener necesidades diferentes y estilos de trabajo muy distintos, por lo que planificar algo común que se adapte a los requerimientos individuales de cada uno puede acabar resultando complicado. Si tienes la suerte de poder trabajar en tu propio negocio y espacio, pero también el reto de tenerlo que hacer funcionar para alguien más, aquí encontrarás algunos consejos prácticos para que lo bordes con éxito.
Establece un presupuesto. A la hora de planificar un espacio de trabajo para dos conviene además tener bien claro el presupuesto que se tiene para diseñarlo, haciendo dos listas separadas: una con todo aquello que sea imprescindible para ambos y otra con lo importante aunque no esencial. De esta manera se puede priorizar qué comprar con el presupuesto disponible, así como evitar sorpresas a la hora de hacer cuentas y ver lo que cada cual ha gastado en material y mobiliario de oficina.
Prioriza funcionalidad y comodidad. En lo que se refiere al estilo de la decoración, tus gustos personales pueden ser muy diferentes a los de tu socio o persona con la que vayas a compartir dicho espacio. Para crear un lugar agradable para ambos lo mejor es optar por un diseño sencillo y funcional, sin demasiados elementos decorativos. Mobiliario minimalista, colores blancos o neutros y simplicidad en la decoración puedan ayudar a crear un lienzo en blanco sobre el que después cada cual podrá añadir su toque personal.
También es importante tratar de minimizar los elementos decorativos de carácter personal, para no monopolizarlo, y mantener el espacio de trabajo lo más despejado posible, con tan sólo aquellos elementos necesarios para el desempeño del trabajo diario.
Si eres algo desorganizado, tendrás que hacer un esfuerzo por cambiar ese hábito. Tu desorden puede acabar distrayendo y cansando a tu compañero de trabajo. Lo mismo es aplicable a los ruidos, olores y otras distracciones.
También es importante tratar de minimizar los elementos decorativos de carácter personal, para no monopolizarlo, y mantener el espacio de trabajo lo más despejado posible, con tan sólo aquellos elementos necesarios para el desempeño del trabajo diario.
Si eres algo desorganizado, tendrás que hacer un esfuerzo por cambiar ese hábito. Tu desorden puede acabar distrayendo y cansando a tu compañero de trabajo. Lo mismo es aplicable a los ruidos, olores y otras distracciones.
Un entorno de trabajo agradable. Cuando el espacio es reducido y se pasan muchas horas en él, es fundamental que sea lo más cómodo y agradable posible. Tener bastante luz natural y una ventilación adecuada serán aspectos fundamentales en la planificación. Cuando la luz natural sea escasa, será necesario dotarlo de una buena iluminación artificial.
Tener plantas de interior ayudan a purificar al aire y a generar una atmósfera relajante. Un purificador de aire artificial también puede ser una buena idea, cuando no sea posible abrir ventanas.
En esta casa de Barcelona se ha aprovechado la galería acristalada para crear un espacio de trabajo lleno de luz natural. La idea de convertir una terraza cerrada en una funcional oficina para dos es una solución estupenda, sobre todo si a la terraza no se le da demasiado uso.
Deja el despacho impoluto en 7 días
Tener plantas de interior ayudan a purificar al aire y a generar una atmósfera relajante. Un purificador de aire artificial también puede ser una buena idea, cuando no sea posible abrir ventanas.
En esta casa de Barcelona se ha aprovechado la galería acristalada para crear un espacio de trabajo lleno de luz natural. La idea de convertir una terraza cerrada en una funcional oficina para dos es una solución estupenda, sobre todo si a la terraza no se le da demasiado uso.
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La distribución adecuada. Una de las primeras consideraciones a la hora de diseñar un espacio de trabajo para dos es el tamaño y forma de la habitación. Si la habitación es alargada y estrecha la distribución más adecuada será en línea, mientras que si es cuadrada y pequeña es mejor disponer las mesas de trabajo en forma de L.
La distribución en línea, frente a una pared o ventana, o con escritorios en paredes opuestas (es decir, de espaldas a tu compañero ) facilitará la concentración evitando distracciones.
Situar las mesas de trabajo frente a la pared permite disponer sobre el escritorio estanterías o armarios altos en los que guardar el material y documentos de trabajo. También pueden instalarse puntos de luz bajo estos, eliminando así la necesidad de flexos o lámparas sobre el escritorio.
La oficina en casa: Ni se te ocurra escatimar en la silla
La distribución en línea, frente a una pared o ventana, o con escritorios en paredes opuestas (es decir, de espaldas a tu compañero ) facilitará la concentración evitando distracciones.
Situar las mesas de trabajo frente a la pared permite disponer sobre el escritorio estanterías o armarios altos en los que guardar el material y documentos de trabajo. También pueden instalarse puntos de luz bajo estos, eliminando así la necesidad de flexos o lámparas sobre el escritorio.
La oficina en casa: Ni se te ocurra escatimar en la silla
Crea espacios que faciliten la colaboración. Si bien la distribución en línea es la más adecuada para evitar distracciones, disponer las mesas de trabajo una frente a la otra facilita la colaboración y el trabajo en equipo. Si compartes oficina con un socio y ambos trabajáis juntos en proyectos comunes lo mejor es disponer las mesas juntas, una frente a la otra.
Si por el contrario sois una pareja compartiendo espacio de trabajo en casa o si cada socio tiene funciones muy distintas en el negocio y no necesitáis trabajar conjuntamente en el mismo proyecto, lo mejor es evitar esta distribución y optar por la distribución en línea o en forma de L.
Si por el contrario sois una pareja compartiendo espacio de trabajo en casa o si cada socio tiene funciones muy distintas en el negocio y no necesitáis trabajar conjuntamente en el mismo proyecto, lo mejor es evitar esta distribución y optar por la distribución en línea o en forma de L.
Escritorios en forma de T. Si el espacio lo permite, se pueden separar ambas zonas de trabajo con un escritorio en forma de T. Esta distribución versátil permite trabajar mirando a la ventana o a la pared, para evitar distracciones, a la vez que podrás sentarte frente a tu socio cuando necesitéis trabajar en equipo.
Con esta distribución se puede ganar también algún metro extra de mesa de trabajo, que siempre puede venir bien, o por el contrario delimitar el espacio de trabajo de cada cual separándolos físicamente.
Con esta distribución se puede ganar también algún metro extra de mesa de trabajo, que siempre puede venir bien, o por el contrario delimitar el espacio de trabajo de cada cual separándolos físicamente.
Crea una zona para reuniones. Es muy importante tanto para trabajar conjuntamente como para recibir clientes en la oficina, habilitar una pequeña mesa de reuniones en la que poder sentarse a discutir proyectos, trabajar colaborativamente o fijar una reunión de trabajo.
Una mesa redonda de un solo pie, como la clásica Tulip de Eero Saarinen, es una gran opción ya que no ocupa mucho espacio y ofrece sensación de amplitud, en especial si como en esta oficina se acompaña de tres sillas de respaldo transparente.
Renueva tu despacho con un presupuesto limitado
Una mesa redonda de un solo pie, como la clásica Tulip de Eero Saarinen, es una gran opción ya que no ocupa mucho espacio y ofrece sensación de amplitud, en especial si como en esta oficina se acompaña de tres sillas de respaldo transparente.
Renueva tu despacho con un presupuesto limitado
Aprovecha el espacio vertical. En las paredes vacías o sobre los escritorios se puede ubicar estanterías o armarios y guardar en ellos el material de oficina y los documentos de trabajo. Los armarios y estanterías elevadas ayudan a crear mayor sensación de espacio, cuando este es escaso, que los que se apoyan en el suelo.
Las paredes pueden también pintarse con pintura de pizarra, o cubrirse con planchas de corcho para hacer de ellas un tablón de grandes dimensiones que estimule la creatividad.
Las paredes pueden también pintarse con pintura de pizarra, o cubrirse con planchas de corcho para hacer de ellas un tablón de grandes dimensiones que estimule la creatividad.
Comparte un calendario. Trabajar en una oficina pequeña puede resultar en ocasiones incómodo, por la falta de un espacio individual en el que poder trabajar sin distracciones. Por ello, si compartes tu espacio de trabajo con alguien más seguramente intentarás aprovechar al máximo esos momentos en los que tengas la oficina “sólo para ti”.
Si ambos salís y entráis a menudo de la oficina para ir a visitar proveedores o clientes, un calendario común puede llegar a ser muy útil en una oficina para dos. Compartir un calendario con tu socio o compañero de oficina puede ayudarte a saber cuándo el otro no estará en la oficina y te permitirá planificar mejor tu propio trabajo. Por ejemplo, si tienes que realizar una video-conferencia y sólo puedes hacerla frente al ordenador, planifícala cuando tu compañero esté fuera para evitar distraerle con la conversación.
CUÉNTANOS…
¿No estás solo en tu oficina? ¿Qué trucos de organización y para aprovechar mejor el espacio tenéis? Compártelos en los comentarios de más abajo.
Si ambos salís y entráis a menudo de la oficina para ir a visitar proveedores o clientes, un calendario común puede llegar a ser muy útil en una oficina para dos. Compartir un calendario con tu socio o compañero de oficina puede ayudarte a saber cuándo el otro no estará en la oficina y te permitirá planificar mejor tu propio trabajo. Por ejemplo, si tienes que realizar una video-conferencia y sólo puedes hacerla frente al ordenador, planifícala cuando tu compañero esté fuera para evitar distraerle con la conversación.
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Para aseguraros de que ambos vais a disponer de todo lo que necesitáis para desempeñar vuestro trabajo, lo mejor es que lo planifiquéis conjuntamente. Para ello se puede comenzar haciendo una lista individual de funciones y tareas que cada cual necesita llevar a cabo en ese espacio. Después, hacer otra lista con los elementos que serán necesarios para la realización de dichas tareas. Finalmente se debe hacer una lista común y planificar el espacio según ésta.